Adatvédelem

A BG Distribution Hungary Korlátolt Felelősségű Társaság

RÉSZLETES ADATKEZELÉSI SZABÁLYZATA

ÉS ÉRINTETTEK RÉSZÉRE SZÓLÓ TÁJÉKOZTATÁS

 BEVEZETÉS

A BG Distribution Hungary Korlátolt Felelősségű Társaság (székhely: 1021 Budapest, Budakeszi út 51.; Cg.01-09-966408, a továbbiakban: Társaság) elkötelezett a munkatársai és üzleti partnerei, valamint vele kapcsolatba kerülő harmadik személyek, ideértve a www.kolikakalkulator.hu és a www.biogaia.hu honlap látogatóit is, (továbbiakban: Érintettek) személyes adatainak védelme érdekében, kiemelten fontosnak tartja az önrendelkezési jog tiszteletben tartását.

A jelen szabályzat megalkotásának célja annak biztosítása, hogy a Társaság megfeleljen az adatvédelemmel kapcsolatos hatályos jogszabályi előírásoknak és megfelelő tájékoztatást nyújtson az érintettek részére a személyes adataik kezeléséről. A Társaság valamennyi adatkezelése során jelen adatkezelési szabályzat (a továbbiakban: Szabályzat) rendelkezései szerint.

A Társaság az általa rögzített, illetve részére átadott személyes adatokat bizalmasan, az adatvédelmi jogszabályokkal összhangban, a jelen adatkezelési szabályzatban rögzített módon kezeli, biztosítja annak a törvényi célnak az elérést, hogy személyes adatával mindenki maga rendelkezzen. Mindezeken túl a Társaság az adatkezelése során gondoskodik az adatok biztonságáról, megteszi továbbá azokat a technikai és szervezési intézkedéseket és kialakítja azokat az eljárási szabályokat, amelyek az adat- és titokvédelmi szabályok érvényre juttatásához szükségesek.

A jelen szabályzat egy mindenkor hatályos példányát a Társaság székhelyén a recepciónál, valamint a munkavállalói hirdetőtáblán kell kihelyezni. A jelen szabályzat a munkaszerződések mellékletét is képezi, melynek átvételét a Társaság munkavállalói aláírásukkal igazolják.

A Szabályzat mindenkor hatályos változata elérhető a www.kolikakalkulator.hu/szabalyzat/ és a www.biogaia.hu/adatvedelem/ weboldalon.

VONATKOZÓ JOGSZABÁLYOK

2011. évi CXII. törvény az információs önrendelkezési jogról és az információszabadságról (továbbiakban: Info tv.)

2013. évi V. törvény a Polgári Törvénykönyvről (továbbiakban: Ptk.)

2012. évi C. törvény a Büntető Törvénykönyvről (továbbiakban: Btk.)

2012. évi I. törvény a Munka Törvénykönyvértől (továbbiakban: Mt.)

2000. évi C. törvény a Számvitelről (továbbiakban: Számviteli tv.)

2017. évi LIII. törvény a Pénzmosás és terrorizmus finanszírozása megelőzéséről és megakadályozásáról (továbbiakban: Pmt.)

2008. évi XLVII. törvény a fogyasztókkal szembeni tisztességtelen kereskedelmi gyakorlat tilalmáról (továbbiakban: Fttv.)

2008. évi XLVIII. törvény a gazdasági reklámtevékenység alapvető feltételeiről és egyes korlátairól (továbbiakban: Grtv.)

2001. évi CVIII. törvény az elektronikus kereskedelmi szolgáltatások, valamint az információs társadalommal összefüggő szolgáltatások egyes kérdéseiről (továbbiakban: Ektv.)

2006. évi XCVIII. törvény a biztonságos és gazdaságos gyógyszer és gyógyászatisegédeszköz-ellátás, valamint a gyógyszerforgalmazás általános szabályairól (a továbbiakban: Gyftv.)

3/2009. (II. 25.) EüM rendelet az emberi felhasználásra kerülő gyógyszer, illetve gyógyászati segédeszköz ismertetésére, az ismertetői tevékenységet végző személyek nyilvántartására, és a gyógyszerrel, gyógyászati segédeszközzel kapcsolatos, fogyasztókkal szembeni kereskedelmi gyakorlatra vonatkozó részletes szabályokról szóló (a továbbiakban: Gyr.).

A Társaság a gyógyszer-kommunikáció etikai kódexét (a továbbiakban: Etikai kódex) magára nézve kötelezőnek fogadja el.

A SZABÁLYZAT CÉLJA

A Szabályzatban rögzített szabályok alkalmazása és betartása/betartatása útján a szabályozás célja, hogy az Info tv. vonatkozó rendelkezéseinek a gyakorlatban való érvényesülését biztosítsa. Ennek keretében a Társaság a jelen Szabályzattal

• biztosítja az érintettek személyes adatok védelméhez fűződő alapvető állampolgári jogainak érvényesülését, az adatbiztonsági követelmények betartását, betartatását;
• szabályozza az adatokhoz történő jogosulatlan hozzáférés megakadályozásának gyakorlatát, valamint meghatározza azokat a szabályokat, melyek biztosítják az adatok törvénysértő megváltoztatásának, az adatoknak a jogosulatlanul való felhasználásának, valamint engedély nélküli nyilvánosságra hozatalának megakadályozását;
• meghatározza az elektronikus úton történő adatkezelés, feldolgozás, felhasználás, továbbítás, megsemmisítés pontos és biztonságos rendjét;
• meghatározza az adatszolgáltatást igénylő hatóságoknak, szervezeteknek, intézményeknek történő pontos és biztonságos adattovábbítás rendjét;
• megfelelő tájékoztatást nyújt az érintettek részére a személyes adatainak kezeléséről, az érintettek jogairól és jogaik érvényesítéséről.

1. ÁLTALÁNOS RÉSZ

• FOGALMAK

A Szabályzat alkalmazása során:

érintett: bármely meghatározott, személyes adat alapján azonosított vagy – közvetlenül vagy közvetve – azonosítható természetes személy;

személyes adat: az érintettel kapcsolatba hozható adat – különösen az érintett neve, azonosító jele, valamint egy vagy több fizikai, fiziológiai, mentális, gazdasági, kulturális vagy szociális azonosságára jellemző ismeret -, valamint az adatból levonható, az érintettre vonatkozó következtetés;

különleges adat:

a) a faji eredetre, a nemzetiséghez tartozásra, a politikai véleményre vagy pártállásra, a vallásos vagy más világnézeti meggyőződésre, az érdek-képviseleti szervezeti tagságra, a szexuális életre vonatkozó személyes adat,

b) az egészségi állapotra, a kóros szenvedélyre vonatkozó személyes adat, valamint a bűnügyi személyes adat;

bűnügyi személyes adat: a büntetőeljárás során vagy azt megelőzően a bűncselekménnyel vagy a büntetőeljárással összefüggésben, a büntetőeljárás lefolytatására, illetve a bűncselekmények felderítésére jogosult szerveknél, továbbá a büntetés-végrehajtás szervezeténél keletkezett, az érintettel kapcsolatba hozható, valamint a büntetett előéletre vonatkozó személyes adat;

közérdekű adat: az állami vagy helyi önkormányzati feladatot, valamint jogszabályban meghatározott egyéb közfeladatot ellátó szerv vagy személy kezelésében lévő és tevékenységére vonatkozó vagy közfeladatának ellátásával összefüggésben keletkezett, a személyes adat fogalma alá nem eső, bármilyen módon vagy formában rögzített információ vagy ismeret, függetlenül kezelésének módjától, önálló vagy gyűjteményes jellegétől, így különösen a hatáskörre, illetékességre, szervezeti felépítésre, szakmai tevékenységre, annak eredményességére is kiterjedő értékelésére, a birtokolt adatfajtákra és a működést szabályozó jogszabályokra, valamint a gazdálkodásra, a megkötött szerződésekre vonatkozó adat;

közérdekből nyilvános adat: a közérdekű adat fogalma alá nem tartozó minden olyan adat, amelynek nyilvánosságra hozatalát, megismerhetőségét vagy hozzáférhetővé tételét törvény közérdekből elrendeli;

hozzájárulás: az érintett akaratának önkéntes és határozott kinyilvánítása, amely megfelelő tájékoztatáson alapul, és amellyel félreérthetetlen beleegyezését adja a rá vonatkozó személyes adat – teljes körű vagy egyes műveletekre kiterjedő – kezeléséhez;

tiltakozás: az érintett nyilatkozata, amellyel személyes adatának kezelését kifogásolja, és az adatkezelés megszüntetését, illetve a kezelt adat törlését kéri;

adatkezelő: az a természetes vagy jogi személy, illetve jogi személyiséggel nem rendelkező szervezet, aki vagy amely önállóan vagy másokkal együtt az adat kezelésének célját meghatározza, az adatkezelésre (beleértve a felhasznált eszközt) vonatkozó döntéseket meghozza és végrehajtja, vagy az adatfeldolgozóval végrehajtatja;

adatkezelés: az alkalmazott eljárástól függetlenül az adaton végzett bármely művelet vagy a műveletek összessége, így különösen gyűjtése, felvétele, rögzítése, rendszerezése, tárolása, megváltoztatása, felhasználása, lekérdezése, továbbítása, nyilvánosságra hozatala, összehangolása vagy összekapcsolása, zárolása, törlése és megsemmisítése, valamint az adat további felhasználásának megakadályozása, fénykép-, hang- vagy képfelvétel készítése, valamint a személy azonosítására alkalmas fizikai jellemzők (pl. ujj- vagy tenyérnyomat, DNS-minta, íriszkép) rögzítése;

adattovábbítás: az adat meghatározott harmadik személy számára történő hozzáférhetővé tétele;

nyilvánosságra hozatal: az adat bárki számára történő hozzáférhetővé tétele;

adattörlés: az adat felismerhetetlenné tétele oly módon, hogy a helyreállítása többé nem lehetséges;

adatmegjelölés: az adat azonosító jelzéssel ellátása annak megkülönböztetése céljából;

adatzárolás: az adat azonosító jelzéssel ellátása további kezelésének végleges vagy meghatározott időre történő korlátozása céljából;

adatmegsemmisítés: az adatot tartalmazó adathordozó teljes fizikai megsemmisítése;

adatfeldolgozás: az adatkezelési műveletekhez kapcsolódó technikai feladatok elvégzése, függetlenül a műveletek végrehajtásához alkalmazott módszertől és eszköztől, valamint az alkalmazás helyétől, feltéve hogy a technikai feladatot az adaton végzik;

adatfeldolgozó: az a természetes vagy jogi személy, illetve jogi személyiséggel nem rendelkező szervezet, aki, vagy amely szerződés alapján – beleértve a jogszabály rendelkezése alapján kötött szerződést is – adatok feldolgozását végzi;

adatállomány: az egy nyilvántartásban kezelt adatok összessége;

harmadik személy: olyan természetes vagy jogi személy, illetve jogi személyiséggel nem rendelkező szervezet, aki, vagy amely nem azonos az érintettel, az adatkezelővel vagy az adatfeldolgozóval;

EGT-állam: az Európai Unió tagállama és az Európai Gazdasági Térségről szóló megállapodásban részes más állam, továbbá az az állam, amelynek állampolgára az Európai Unió és tagállamai, valamint az Európai Gazdasági Térségről szóló megállapodásban nem részes állam között létrejött nemzetközi szerződés alapján az Európai Gazdasági Térségről szóló megállapodásban részes állam állampolgárával azonos jogállást élvez;

harmadik ország: minden olyan állam, amely nem EGT-állam;

adatvédelmi incidens: személyes adat jogellenes kezelése vagy feldolgozása, így különösen a jogosulatlan hozzáférés, megváltoztatás, továbbítás, nyilvánosságra hozatal, törlés vagy megsemmisítés, valamint a véletlen megsemmisülés és sérülés;

Hatóság: Nemzeti Adatvédelmi és Információszabadság Hatóság.

• AZ ADATKEZELÉS ELVEI

Személyes adat kizárólag meghatározott célból, jog gyakorlása és kötelezettség teljesítése érdekében kezelhető.

Az adatkezelésnek minden szakaszában meg kell felelnie az adatkezelés céljának, az adatok felvételének és kezelésének tisztességesnek és törvényesnek kell lennie.

Csak olyan személyes adat kezelhető, amely az adatkezelés céljának megvalósulásához elengedhetetlen, a cél elérésére alkalmas. A személyes adat csak a cél megvalósulásához szükséges mértékben és ideig kezelhető.

A személyes adat az adatkezelés során mindaddig megőrzi e minőségét, amíg kapcsolata az érintettel helyreállítható. Az érintettel akkor helyreállítható a kapcsolat, ha az adatkezelő rendelkezik azokkal a technikai feltételekkel, amelyek a helyreállításhoz szükségesek.

Az adatkezelés során biztosítani kell az adatok pontosságát, teljességét és – ha az adatkezelés céljára tekintettel szükséges – naprakészségét, valamint azt, hogy az érintettet csak az adatkezelés céljához szükséges ideig lehessen azonosítani.

• AZ ADATKEZELÉS JOGALAPJA

Személyes adat akkor kezelhető, ha

1. ahhoz az érintett hozzájárul, vagy
2. azt törvény vagy – törvény felhatalmazása alapján, az abban meghatározott körben – helyi önkormányzat rendelete közérdeken alapuló célból elrendeli (a továbbiakban: kötelező adatkezelés).

Különleges adat az érintett hozzájárulása esetén, valamint akkor kezelhető – az Info tv.-ben külön rögzített esetekben, ha az törvényben kihirdetett nemzetközi szerződés végrehajtásához szükséges, vagy azt az Alaptörvényben biztosított alapvető jog érvényesítése, továbbá a nemzetbiztonság, a bűncselekmények megelőzése vagy üldözése érdekében vagy honvédelmi érdekből törvény elrendeli, vagy ha törvény közérdeken alapuló célból elrendeli.

Személyes adat kezelhető akkor is, ha az érintett hozzájárulásának beszerzése lehetetlen vagy aránytalan költséggel járna, és a személyes adat kezelése

1. az adatkezelőre vonatkozó jogi kötelezettség teljesítése céljából szükséges, vagy
2. az adatkezelő vagy harmadik személy jogos érdekének érvényesítése céljából szükséges, és ezen érdek érvényesítése a személyes adatok védelméhez fűződő jog korlátozásával arányban áll.

Ha az érintett cselekvőképtelensége folytán vagy más elháríthatatlan okból nem képes hozzájárulását megadni, akkor a saját vagy más személy létfontosságú érdekeinek védelméhez, valamint a személyek életét, testi épségét vagy javait fenyegető közvetlen veszély elhárításához vagy megelőzéséhez szükséges mértékben a hozzájárulás akadályainak fennállása alatt az érintett személyes adatai kezelhetőek.

A 16. életévét betöltött kiskorú érintett hozzájárulását tartalmazó jognyilatkozatának érvényességéhez törvényes képviselőjének beleegyezése vagy utólagos jóváhagyása nem szükséges.

Ha a személyes adat felvételére az érintett hozzájárulásával került sor, az adatkezelő a felvett adatokat törvény eltérő rendelkezésének hiányában

1. a rá vonatkozó jogi kötelezettség teljesítése céljából, vagy
2. az adatkezelő vagy harmadik személy jogos érdekének érvényesítése céljából, ha ezen érdek érvényesítése a személyes adatok védelméhez fűződő jog korlátozásával arányban áll

további külön hozzájárulás nélkül, valamint az érintett hozzájárulásának visszavonását követően is kezelheti.

 Kétség esetén azt kell vélelmezni, hogy az érintett a hozzájárulását nem adta meg.

• AZ ADATBIZTONSÁG KÖVETELMÉNYE

Az adatkezelő köteles az adatkezelési műveleteket úgy megtervezni és végrehajtani, hogy az az Info tv., és az adatkezelésre vonatkozó más szabályok alkalmazása során biztosítsa az érintettek magánszférájának védelmét. Az adatbiztonság követelményének való megfelelést mind a papír alapon, mind az elektronikusan kezelt adatok esetében biztosítani kell. Ennek megfelelően mind az adatkezelő, illetve tevékenységi körében az adatfeldolgozó, gondoskodik az adatok biztonságáról, megteszi továbbá azokat a technikai és szervezési intézkedéseket és kialakítja azokat az eljárási szabályokat, amelyek az Info tv., valamint az egyéb adat- és titokvédelmi szabályok érvényre juttatásához szükségesek.

Az adatokat megfelelő intézkedésekkel védik különösen a jogosulatlan hozzáférés, megváltoztatás, továbbítás, nyilvánosságra hozatal, törlés vagy megsemmisítés, valamint a véletlen megsemmisülés és sérülés, továbbá az alkalmazott technika megváltozásából fakadó hozzáférhetetlenné válás ellen.

A különböző nyilvántartásokban elektronikusan kezelt adatállományok védelme érdekében megfelelő technikai megoldással biztosítják, hogy a nyilvántartásokban tárolt adatok – kivéve, ha azt törvény lehetővé teszi – közvetlenül ne legyenek összekapcsolhatók és az érintetthez rendelhetők.

A személyes adatok automatizált feldolgozása során az adatkezelő és az adatfeldolgozó további intézkedésekkel biztosítja

1. a jogosulatlan adatbevitel megakadályozását;
2. az automatikus adatfeldolgozó rendszerek jogosulatlan személyek általi, adatátviteli berendezés segítségével történő használatának megakadályozását;
3. annak ellenőrizhetőségét és megállapíthatóságát, hogy a személyes adatokat adatátviteli berendezés alkalmazásával mely szerveknek továbbították vagy továbbíthatják;
4. annak ellenőrizhetőségét és megállapíthatóságát, hogy mely személyes adatokat, mikor és ki vitte be az automatikus adatfeldolgozó rendszerekbe;
5. a telepített rendszerek üzemzavar esetén történő helyreállíthatóságát és
6. azt, hogy az automatizált feldolgozás során fellépő hibákról jelentés készüljön.

Az adatbiztonság követelményének érvényesüléséről az adatkezelő a jelen Szabályzattal, illetve külön utasításokkal, szabályzatokkal gondoskodik. Az adatkezelő gondoskodik arról, hogy a jelen Szabályzat, valamint a külön utasítások és szabályzatok mindenkor hatályos tartalmát a munkavállalói, illetve érdekkörében eljáró harmadik személyek megismerjék, és ezeknek megfelelően járjanak el.

Az adatkezelő és az adatfeldolgozó az adatok biztonságát szolgáló intézkedések meghatározásakor és alkalmazásakor figyelemmel van a technika mindenkori fejlettségére. Több lehetséges adatkezelési megoldás közül azt választja, amely a személyes adatok magasabb szintű védelmét biztosítja, kivéve, ha az aránytalan nehézséget jelentene az adatkezelőnek.

• ADATTOVÁBBÍTÁS

A Társaság által kezelt személyes adatok csak a következő esetekben és csak a következő személyek részére adhatók át:

1. az adatkezelési cél elérése érdekében,
2. az Info tv. előírásainak betartása érdekében az adatkezeléssel érintett kérelmére,
3. bűncselekmény vagy szabálysértés gyanújának észlelése esetén, továbbá megkeresés alapján a nyomozó hatóságnak, valamint a szabálysértés miatt eljáró hatóságnak és a szabálysértés miatt előkészítő eljárást folytató szervnek.

Személyes adatot harmadik országban adatkezelést folytató adatkezelő részére akkor továbbítható, vagy harmadik országban adatfeldolgozást végző adatfeldolgozó részére akkor adhat át, ha

1. ahhoz az érintett kifejezetten hozzájárult, vagy
2. az adatkezelésnek az Info tv.-ben előírt feltételei teljesülnek, és – jogszabályban rögzített esetet kivéve – a harmadik országban az átadott adatok kezelése, valamint feldolgozása során biztosított a személyes adatok megfelelő szintű védelme.

A személyes adatok megfelelő szintű védelme akkor biztosított, ha

1. az Európai Unió kötelező jogi aktusa azt megállapítja,
2. a harmadik ország és Magyarország között az érintetteknek a jogai érvényesítésére, a jogorvoslati jog biztosítására, valamint az adatkezelés, illetve az adatfeldolgozás független ellenőrzésére vonatkozó garanciális szabályokat tartalmazó nemzetközi szerződés van hatályban, vagy
3. az adatkezelés, illetve az adatfeldolgozás kötelező szervezeti szabályozásnak megfelelően történik.

Az EGT-államba irányuló adattovábbítást úgy kell tekinteni, mintha Magyarország területén belüli adattovábbításra kerülne sor.

Az adatkezelő az adattovábbítás jogszerűségének ellenőrzése, valamint az érintett tájékoztatása céljából adattovábbítási nyilvántartást vezet, amely tartalmazza az általa kezelt személyes adatok továbbításának időpontját, az adattovábbítás jogalapját és címzettjét, a továbbított személyes adatok körének meghatározását, valamint az adatkezelést előíró jogszabályban meghatározott egyéb adatokat.

• ADATFELDOLGOZÁS

Az adatfeldolgozónak a személyes adatok feldolgozásával kapcsolatos jogait és kötelezettségeit az Info tv. törvény, valamint az adatkezelésre vonatkozó külön törvények keretei között az adatkezelő határozza meg. Az általa adott utasítások jogszerűségéért az adatkezelő felel.

Az adatfeldolgozó az adatkezelő rendelkezése szerint vehet igénybe további adatfeldolgozót.

Az adatfeldolgozó az adatkezelést érintő érdemi döntést nem hozhat, a tudomására jutott személyes adatokat kizárólag az adatkezelő rendelkezései szerint dolgozhatja fel, saját céljára adatfeldolgozást nem végezhet, továbbá a személyes adatokat az adatkezelő rendelkezései szerint köteles tárolni és megőrizni.

Az adatfeldolgozásra vonatkozó megállapodást írásba kell foglalni.

Az adatfeldolgozással nem bízható meg olyan szervezet, amely a feldolgozandó személyes adatokat felhasználó üzleti tevékenységben érdekelt.

• Az előzetes tájékoztatás kötelezettsége

Az érintettel az adatkezelés megkezdése előtt közölni kell, hogy az adatkezelés hozzájáruláson alapul vagy kötelező.

Az érintettet az adatkezelés megkezdése előtt egyértelműen és részletesen tájékoztatni kell az adatai kezelésével kapcsolatos minden tényről, így különösen az adatkezelés céljáról és jogalapjáról, az adatkezelésre és az adatfeldolgozásra jogosult személyéről, az adatkezelés időtartamáról.

Tájékoztatni kell továbbá arról, ha az érintett személyes adatait az adatkezelő az Info. Tv.  6. § (5) bekezdése alapján kezeli, illetve arról, hogy kik ismerhetik meg az adatokat.

A tájékoztatásnak ki kell terjednie az érintett adatkezeléssel kapcsolatos jogaira és jogorvoslati lehetőségeire is.

Kötelező adatkezelés esetén a tájékoztatás megtörténhet a 12.1.1. pont szerinti információkat tartalmazó jogszabályi rendelkezésekre való utalás nyilvánosságra hozatalával is.

Ha az érintettek személyes tájékoztatása lehetetlen vagy aránytalan költséggel járna, a tájékoztatás megtörténhet az alábbi információk nyilvánosságra hozatalával is:

• az adatgyűjtés ténye,
• az érintettek köre,
• az adatgyűjtés célja,
• az adatkezelés időtartama,
• az adatok megismerésére jogosult lehetséges adatkezelők személye,
• az érintettek adatkezeléssel kapcsolatos jogainak és jogorvoslati lehetőségeinek ismertetése, valamint
• ha az adatkezelés adatvédelmi nyilvántartásba vételének van helye, az adatkezelés nyilvántartási száma, kivéve, ha az Adatvédelmi Hatóság a nyilvántartásba vétel iránti kérelmet határidőben nem bírálta el.

2. AZ ÉRINTETTEK JOGAI ÉS KÖTELEZETTSÉGEI, JOGGYAKORLÁS MÓDJA

Az Érintett

• tájékoztatást kérhet az adatkezelőtől a személyes adatainak kezeléséről: Az érintett kérelmére az adatkezelő tájékoztatást ad az érintett általa kezelt, illetve az általa vagy rendelkezése szerint megbízott adatfeldolgozó által feldolgozott adatairól, azok forrásáról, az adatkezelés céljáról, jogalapjáról, időtartamáról, az adatfeldolgozó nevéről, címéről és az adatkezeléssel összefüggő tevékenységéről, az adatvédelmi incidens körülményeiről, hatásairól és az elhárítására megtett intézkedésekről, továbbá – az érintett személyes adatainak továbbítása esetén – az adattovábbítás jogalapjáról és címzettjéről.

Az adatkezelő köteles a kérelem benyújtásától számított legrövidebb idő alatt, legfeljebb azonban 25 napon belül, közérthető formában, az érintett erre irányuló kérelmére írásban megadni a tájékoztatást. A tájékoztatás ingyenes, ha a tájékoztatást kérő a folyó évben azonos adatkörre vonatkozóan tájékoztatási kérelmet az adatkezelőhöz még nem nyújtott be. Egyéb esetekben költségtérítés állapítható meg. A költségtérítés mértékét a felek között létrejött szerződés is rögzítheti. A már megfizetett költségtérítést vissza kell téríteni, ha az adatokat jogellenesen kezelték, vagy a tájékoztatás kérése helyesbítéshez vezetett.

Az érintett tájékoztatását az adatkezelő csak az Info. Tv. 9. § (1) bekezdésében, valamint a 19. §-ban meghatározott esetekben tagadhatja meg. A tájékoztatás megtagadása esetén az adatkezelő írásban közli az érintettel, hogy a felvilágosítás megtagadására e törvény mely rendelkezése alapján került sor. A felvilágosítás megtagadása esetén az adatkezelő tájékoztatja az érintettet a bírósági jogorvoslat, továbbá a Nemzeti Adatvédelmi és Információszabadság Hatósághoz (a továbbiakban: Hatóság) fordulás lehetőségéről.

Az elutasított kérelmekről az adatkezelő a Hatóságot évente a tárgyévet követő év január 31-éig értesíti.

• kérheti a személyes adatainak helyesbítését: ha a személyes adat a valóságnak nem felel meg, és a valóságnak megfelelő személyes adat az adatkezelő rendelkezésére áll, a személyes adatot az adatkezelő helyesbíti.
• kérheti a személyes adatainak törlését vagy zárolását: a személyes adatot törölni kell, ha (i) kezelése jogellenes; (ii) az érintett – az Info. Tv. 14. § c) pontjában foglaltak szerint – kéri; (iii) az hiányos vagy téves- és ez az állapot jogszerűen nem orvosolható-, feltéve, hogy a törlést törvény nem zárja ki; (iv) az adatkezelés célja megszűnt, vagy az adatok tárolásának törvényben meghatározott határideje lejárt; (v) azt a bíróság vagy a Hatóság elrendelte.

Törlés helyett az adatkezelő zárolja a személyes adatot, ha az érintett ezt kéri, vagy ha a rendelkezésére álló információk alapján feltételezhető, hogy a törlés sértené az érintett jogos érdekeit. Az így zárolt személyes adat kizárólag addig kezelhető, ameddig fennáll az az adatkezelési cél, amely a személyes adat törlését kizárta.

Az adatkezelő megjelöli az általa kezelt személyes adatot, ha az érintett vitatja annak helyességét vagy pontosságát, de a vitatott személyes adat helytelensége vagy pontatlansága nem állapítható meg egyértelműen.

A helyesbítésről, a zárolásról, a megjelölésről és a törlésről az érintettet, továbbá mindazokat értesíteni kell, akiknek korábban az adatot adatkezelés céljára továbbították. Az értesítés mellőzhető, ha ez az adatkezelés céljára való tekintettel az érintett jogos érdekét nem sérti.

Ha az adatkezelő az érintett helyesbítés, zárolás vagy törlés iránti kérelmét nem teljesíti, a kérelem kézhezvételét követő 25 napon belül írásban vagy az érintett hozzájárulásával elektronikus úton közli a helyesbítés, zárolás vagy törlés iránti kérelem elutasításának ténybeli és jogi indokait. A helyesbítés, törlés vagy zárolás iránti kérelem elutasítása esetén az adatkezelő tájékoztatja az érintettet a bírósági jogorvoslat, továbbá a Hatósághoz fordulás lehetőségéről.

Az érintettnek fentiekben meghatározott jogait törvény korlátozhatja az állam külső és belső biztonsága, így a honvédelem, a nemzetbiztonság, a bűncselekmények megelőzése vagy üldözése, a büntetés-végrehajtás biztonsága érdekében, továbbá állami vagy önkormányzati gazdasági vagy pénzügyi érdekből, az Európai Unió jelentős gazdasági vagy pénzügyi érdekéből, valamint a foglalkozások gyakorlásával összefüggő fegyelmi és etikai vétségek, a munkajogi és munkavédelmi kötelezettségszegések megelőzése és feltárása céljából – beleértve minden esetben az ellenőrzést és a felügyeletet is -, továbbá az érintett vagy mások jogainak védelme érdekében.

Az érintett tiltakozhat személyes adatának kezelése ellen,

a) ha a személyes adatok kezelése vagy továbbítása kizárólag az adatkezelőre vonatkozó jogi kötelezettség teljesítéséhez vagy az adatkezelő, adatátvevő vagy harmadik személy jogos érdekének érvényesítéséhez szükséges;

b) ha a személyes adat felhasználása vagy továbbítása közvetlen üzletszerzés, közvélemény-kutatás vagy tudományos kutatás céljára történik; valamint

c) törvényben meghatározott egyéb esetben.

Az adatkezelő a tiltakozást a kérelem benyújtásától számított legrövidebb időn belül, de legfeljebb 15 napon belül megvizsgálja, annak megalapozottsága kérdésében döntést hoz, és döntéséről a kérelmezőt írásban tájékoztatja.

Ha az adatkezelő az érintett tiltakozásának megalapozottságát megállapítja, az adatkezelést – beleértve a további adatfelvételt és adattovábbítást is – megszünteti, és az adatokat zárolja, valamint a tiltakozásról, továbbá az annak alapján tett intézkedésekről értesíti mindazokat, akik részére a tiltakozással érintett személyes adatot korábban továbbította, és akik kötelesek intézkedni a tiltakozási jog érvényesítése érdekében.

Ha az érintett az adatkezelőnek a fenti döntésével nem ért egyet, illetve ha az adatkezelő a fenti határidőt elmulasztja, az érintett – a döntés közlésétől, illetve a határidő utolsó napjától számított 30 napon belül – a lentiek szerint bírósághoz fordulhat.

Az Érintett az önrendelkezési joga sérülése esetén az adatkezelő ellen bírósághoz fordulhat.

A bíróság az ügyben soron kívül jár el. Azt, hogy az adatkezelés a jogszabályban foglaltaknak megfelel, az adatkezelő köteles bizonyítani. A per elbírálása a törvényszék hatáskörébe tartozik. A per – az érintett választása szerint – az érintett lakóhelye vagy tartózkodási helye szerinti törvényszék előtt is megindítható. A perben fél lehet az is, akinek egyébként nincs perbeli jogképessége. A perbe a Nemzeti Adatvédelmi és Információszabadság Hatóság az érintett pernyertessége érdekében beavatkozhat.

Ha a bíróság a kérelemnek helyt ad, az adatkezelőt a tájékoztatás megadására, az adat helyesbítésére, zárolására, törlésére, az automatizált adatfeldolgozással hozott döntés megsemmisítésére, az érintett tiltakozási jogának figyelembevételére kötelezi.

A bíróság elrendelheti ítéletének – az adatkezelő azonosító adatainak közzétételével történő nyilvánosságra hozatalát, ha azt az adatvédelem érdekei és nagyobb számú érintett e törvényben védett jogai megkövetelik.

Kártérítés és sérelemdíj

Ha az adatkezelő az érintett adatainak jogellenes kezelésével vagy az adatbiztonság követelményeinek megszegésével másnak kárt okoz, köteles azt megtéríteni.

Ha az adatkezelő az érintett adatainak jogellenes kezelésével vagy az adatbiztonság követelményeinek megszegésével az érintett személyiségi jogát megsérti, az érintett az adatkezelőtől sérelemdíjat követelhet.

Az érintettel szemben az adatkezelő felel az Adatfeldolgozó által okozott kárért, és az adatkezelő köteles megfizetni az érintettnek az adatfeldolgozó által okozott személyiségi jogsértés esetén járó sérelemdíjat is.

Az adatkezelő mentesül az okozott kárért való felelősség és a sérelemdíj megfizetésének kötelezettsége alól, ha bizonyítja, hogy a kárt vagy az érintett személyiségi jogának sérelmét az adatkezelés körén kívül eső elháríthatatlan ok idézte elő.

Nem kell megtéríteni a kárt és nem követelhető a sérelemdíj annyiban, amennyiben a kár a károsult vagy a személyiségi jog megsértésével okozott jogsérelem az érintett szándékos vagy súlyosan gondatlan magatartásából származott.

3. KÜLÖNÖS RÉSZ

• Ügyféladatok kezelése

A BG Distribution Hungary Kft. az üzleti tevékenységével összefüggésben, szerződések létesítése és teljesítése, valamint az ezekkel összefüggő egyéb kötelezettségek teljesítése (szállítás/beszerzés szervezése, számlázás/számlafizetés, panaszügyek kezelése, jótállási/szavatossági igények intézése stb.) céljából a vele ügyfélkapcsolatban álló, illetve ilyen kapcsolatot létesíteni kívánó személyek (jogi személyek esetén az azokat képviselő személyek) adatait kezeli.

Adatkezelő megnevezése:     BG Distribution Hungary Kft.

Az adatkezelés célja: Szerződések létesítése és teljesítése, valamint az ezekkel összefüggő egyéb kötelezettségek teljesítése (szállítás/beszerzés szervezése, számlázás/számlafizetés, panaszügyek kezelése, jótállási/szavatossági igények intézése stb.) Továbbá az ügyfelek Pmt. szerinti azonosítása (jogi személyek képviselőinek azonosítása), átvilágítása.

Az adatkezelés jogalapja: Jogszabályi rendelkezések: Ptk., Számviteli tv., Fttv., Grtv., Ektv, Pmt stb.

Az érintett hozzájárulása a BG Distribution Hungary Kft.-vel való ügyfélkapcsolat létesítési szándék kifejezésével, illetve szerződéskötéssel ráutaló magatartással valósul meg.

A kezelt adatok köre: A BG Distribution Hungary Kft. ügyfélkapcsolatban álló, illetve ilyen kapcsolatot létesíteni kívánó személyek nyilvánosan elérhető (cégjegyzékben, EV nyilvántartásban) cégadatai, illetve képviselői adatok, egyéb az ügyfél által hozzáférhetővé tett adatok (névjegykártyák adatai, képviselő neve, telefonszám, e-mail elérhetőség, beosztás stb.), a szerződés teljesítéséhez szükséges egyéb adatok.

Az adatkezelés időtartama: Ügyfélkapcsolat létesítése esetén az ügyfélkapcsolat fennállásának tartama, ügyfélkapcsolat létesítésének hiányában a tárgyalások meghiúsulásig.

A kezelt adatok megtekintésére jogosultak köre: A BG Distribution Hungary Kft. jogosultsággal rendelkező munkavállalói, valamint adatfeldolgozóként a BG Distribution Hungary Kft. részére számviteli szolgáltatást nyújtó szervezet jogosultsággal rendelkező munkavállalói.

Adattovábbítás lehetősége: A BG Distribution Hungary Kft. szerződései teljesítése során jogosult arra, hogy a szerződésből eredő kötelezettségeit és követeléseit átruházza akár kapcsolt vállalkozására, akár harmadik személyre. Az ilyen szerződés-átruházás alapján a kezelt adatok is megfelelően átadásra kerülnek. Az adattovábbítások jogalapját az érintett hozzájárulása, illetve a vonatkozó jogszabályok (Ptk., Számviteli tv., Fttv., Grtv., Ektv, Pmt.) képezik.

Az információs önrendelkezési jogról és az információszabadságról rendelkező 2011. évi CXII. törvény 65. § (3) bek. szerint nem vezet adatvédelmi nyilvántartást a Hatóság arról az adatkezelésről, amely az adatkezelővel ügyfélkapcsolati viszonyban álló személyek adataira vonatkozik, mely alapján az ügyféladatok kezelésre vonatkozóan nincs adatvédelmi nyilvántartási szám.

• Munkavállalók adatainak kezelése

3.2.1 Új munkaerő felvétele, álláshirdetés

A BG Distribution Hungary Kft. betöltetlen állásaira történő jelentkezés az alábbi módokon valósulhat meg:

• személyes jelentkezés útján,
• postai vagy elektronikus úton (e-mail) történő jelentkezéssel,
• munkaerő-közvetítőn történő jelentkezéssel.

Adatkezelő megnevezése:     BG Distribution Hungary Kft.

Az adatkezelés célja: A betöltetlen munkakörök mielőbbi, a lehető legalkalmasabb munkavállalóval való betöltése.

Az adatkezelés jogalapja: Az érintett hozzájárulása, mely a jelentkezéssel és az önéletrajz, egyéb személyes adatok rendelkezésre bocsátásával valósul meg.

A kezelt adatok köre: A jelentkező neve, lakcíme, (tartózkodási helye), fényképe, aláírása, telefonos és elektronikus elérhetősége, az Érintett által megadott, illetve csatolt egyéb adat.

Az adatkezelés időtartama: munkaviszony létesítése nélkül, és további hozzájárulás hiányában az elbírálást követő 3 munkanapig, amennyiben a jelentkező külön nyilatkozattal hozzájárul az adatainak hosszabb ideig történő kezeléséhez (más munkakörökre való figyelembe vétel céljából), úgy a hozzájárulásban megjelölt időtartamig; munkaviszony létesítése esetén a következő pontban foglaltak szerint.

A tárolt adatok megtekintésére jogosultak köre: A BG Distribution Hungary Kft. jogosultsággal rendelkező munkavállalói.

Adattovábbítás: A tárolt adatok nem kerülnek továbbításra.

Az adatkezelés NAIH nyilvántartási száma: NAIH-111362/2016.

3.2.2 Munkaviszony (egyéb foglalkoztatásra irányuló jogviszony) létesítése esetén az ezen jogviszonyból eredő jogok és kötelezettségek teljesítése érdekében megvalósuló adatkezelés

A BG Distribution Hungary Kft. a vonatkozó jogszabályok felhatalmazása alapján, illetve azoknak megfelelően kezeli a munkavállalók (ideértve az egyéb foglalkoztatásra irányuló jogviszonyban levő személyek, mint pl. kölcsönzött munkavállalók, iskolaszövetkezet tagjai stb.– továbbiakban együttesen: munkavállalók) illetve a volt munkavállalók személyes adatait.

Az adatkezelés során a Munkáltató a jóhiszeműség és a tisztesség követelményeinek megfelelően, az érintettekkel együttműködve jár el. A Munkáltató az adatkezelői jogait és kötelezettségeit rendeltetésüknek megfelelően gyakorolja, teljesíti, tilos a joggal való visszaélés. Joggal való visszaélésnek minősül különösen, ha az mások jogos érdekének csorbítására, érdekérvényesítési lehetőségének korlátozására, zaklatására, véleménynyilvánításának elfojtására irányul, vagy erre vezet.

A Munkáltató biztosítja, hogy a munkaszerződéssel foglalkoztatott, a munkaerő-kölcsönzés keretében foglalkoztatott, az iskolaszövetkezeti megbízás keretében foglalkoztatott, továbbá egy foglalkoztatásra irányuló szerződéssel foglalkoztatott személyek adatai esetében az egyes foglalkoztatási jogviszony típusok felismerhetők legyenek, és amennyiben szükséges, az adatok elkülönülten kerüljenek kezelésre, mindazonáltal a jelen fejezetben foglalt adatkezelési szabályok minden foglalkoztatási típus esetén irányadók.

Adatkezelő megnevezése:     BG Distribution Hungary Kft.

Az adatkezelés célja: A jogszabályokon alapuló adatkezelések célja az adott jogszabályban foglalt kötelezettségek teljesítése, jogok érvényesítése. A jogszabályban elrendelt adatkezelések kötelező adatkezeléseknek minősülnek, melyek mértékét és időtartamát minden esetben a vonatkozó jogszabályok határozzák meg.

Az olyan adatkezelések esetében, amiket kifejezetten nem rendel el jogszabály, de a munkaviszonyból eredő jogok és kötelezettségek gyakorlása okán szükséges, a Munkáltató minden esetben a célhoz kötöttség elvének megfelelően jár el, biztosítva azt, hogy adatkezelésre csak előre meghatározott, törvényes és tisztességes cél érdekében, csak a cél eléréséhez szükséges mértékben vagy ideig kerülhessen sor pl. munkavállalói értékelések, minősítések, munkavállaló munkavégzésének ellenőrzésével összefüggésben kezelt adatok stb.

Az adatkezelés jogalapja: Jogszabályi rendelkezések, így különösen az Mt., a Ptk., a személyi jövedelemadóról szóló 1995. évi CXVII. törvény, a társadalombiztosítás ellátásaira és magánnyugdíjra jogosultakról, valamint e szolgáltatások fedezetéről szóló 1997. évi LXXX. törvény, a társadalombiztosítási nyugellátásról szóló 1997. évi LXXXI. törvény, a munkaköri, szakmai, illetve személyi higiénés orvosi vizsgálatáról és véleményezéséről szóló 33/1998 (VI.24.) NM rendelet, a munkavédelemről szóló 1993. évi XCIII. törvény, a munkavédelemről szóló törvény végrehajtásáról szóló 5/1993 (XII. 26.) MüM rendelet, a közokiratról, a közlevéltárakról és a magánlevéltári anyag védelméről szóló 1995. évi LXVI. törvény stb.

Munkavállaló hozzájárulása – minden olyan adat tekintetében, amit a Munkavállaló önkéntesen bocsát a Munkáltató rendelkezésére, a hozzájárulást az információ önkéntes rendelkezésre bocsátásával megadottnak kell tekinteni.

A kezelt adatok köre: Az adatkezelés kiterjed valamennyi, a munkaviszony létesítésével, fenntartásával, megszűnésével összefüggő adatra, így különösen

• A munkaszerződésben rögzített személyes adatokra (név, születési név, anyja neve, lakcíme, születési helye és ideje, TAJ száma, adóazonosító jele), munkaviszony létesítésekor rögzítendő egyéb adatokra (családi állapot, gyermeket neve és születési ideje stb.)

• A munkavállaló képzettségére vonatkozó adatokra: a Munkáltató nyilvántartja mindazon adatokat, amelyek a munkavállaló képzettségére, iskolai végzettségére vonatkoznak, és amelyek a munkavállaló munkakörével, munkaviszonyával összefüggnek, valamint Munkáltató munkavállaló tájékoztatása alapján nyilvántartja az egyéb képzettségére, iskolai végzettségére vonatkozó adatokat.

A Munkáltató jogosult a képzettséget, iskolai végzettséget igazoló okiratokról, dokumentumokról másolatot készíteni és a dokumentumok eredetiségének ellenőrzése érdekében megkeresni érintett oktatási intézményt, és tájékoztatást kérni.

• A munkaviszonyból eredő kötelezettségek teljesítésével összefüggő adatokra: pl. bérszámfejtéshez, adó- és járulék levonás/befizetéshez szükséges adatok (munkabér, adókedvezmény jogosultságok, munkabérből való levonás/letiltás adatai, munkaidő nyilvántartás adatai), szabadságjogosultság meghatározásához szükséges adatok (pl. gyermekek száma, családi állapot), munkaképtelenséggel összefüggő orvosi adatok (pl. keresőképtelenség orvosi igazolások, amikből kizárólag a keresőképtelenség tartama és csoportkódja állapítható meg, egyéb egészségügyi adatot a munkáltató nem kezel), munkabalesetek adatai és körülményei, béren kívüli juttatásokhoz kapcsolódó adatok (cafeteria) stb.)

• Munkavállalói képviselettel összefüggő adatokra: a Munkáltatónál működő szakszervezet, üzemi tanács, és munkavédelmi képviselő/bizottság tisztségviselői esetén a tisztségekre vonatkozó adatokat a Munkáltató a tisztséghez kapcsolódó kedvezmények, jogok és kötelezettségek nyilvántartása érdekében kezeli. A munkavállaló szakszervezeti tagságára vonatkozó adatot a Munkáltató akkor kezeli, ha a munkavállaló munkabéréből levonásra kerül a szakszervezeti tagdíj.

• A jogszabály szerint előírt, illetve a munkáltató által alkalmazott előzetes, illetve időszakos munkaköri (egészségügyi) alkalmassági vizsgálatok eredményeire: A munkavállaló egészségügyi alkalmasságának vizsgálatát minden esetben foglalkozás-egészségügyi orvos végzi, az irányadó jogszabályoknak megfelelően. A Munkáltató csak a munkavállaló alkalmasságáról kap tájékoztatást, egyebekben a munkavállalóra vonatkozó egészségügyi adatot a Munkáltató nem kezel.

• Az összeférhetetlenségi szabályok megtartásával összefüggő adatokra: a Munkáltató az összeférhetetlenségre vonatkozó külön szabályozás alapján kezeli mindazon adatokat, amelyek szükségesek annak megállapításához, hogy a munkavállaló további, munkavégzésre irányuló jogviszonyai, gazdálkodó szervezetben meglévő tisztségei, érdekeltségei összeférhetőek-e a Munkáltatóval fennálló munkaviszonnyal, nem sértik-e a Munkáltató jogait vagy jogos érdekeit.

• A Munkavállaló munkavégzésének ellenőrzésével összefüggő adatokra: a Munkáltató jogosult arra, hogy a vonatkozó magatartási szabályok, valamint a munkaidő megtartását ellenőrizze, és ezzel összefüggésben a Munkavállaló személyes adatait kezelje. Az ellenőrzés során személyes adatok kezelésére csak a vonatkozó jogszabályok és jelen Szabályzat, valamint a Munkáltatónál kiadott egyéb szabályzatokban foglaltak szerint kerülhet sor. A Munkáltató minden esetben tiszteltben tartja a munkavállaló személyhez fűződő jogait, jó hírnevét, és a lehető legkevesebb sérelemmel járó ellenőrzési módot alkalmazza. Ennek megfelelően:

E-mail használat

Tekintettel arra, hogy az elektronikus levelezési rendszer a Munkáltató költségére, a Munkáltató eszközein áll rendelkezésre, azaz az a Munkáltató tulajdonát képezi, így azt a Munkavállaló kizárólag a munkaviszonyával összefüggésben használhatja. A Munkáltató külön szabályzatban foglaltak szerint ellenőrizheti a Munkavállalók elektronikus levelezési címein bonyolított levelezést, illetve menti és archiválja az elektronikus postafiókok tartalmát. Amennyiben a munkavállaló magánjellegű levelet küld, tudomásul veszi és elfogadja annak lehetőségét, hogy a levél tartalmát és címzettjét a Munkáltató megismerheti.

Informatikai eszközök használata

A munkahelyi informatikai eszközöket a Munkáltató bocsátja rendelkezésre. Az eszközökön tárolt adatok a Munkáltató üzleti titkát képezik. A Munkavállaló a rendelkezésére bocsátott informatikai eszközöket kizárólag a munkavégzésével összefüggésben használhatja, azokon csak a munkavégzésével összefüggő adatokat tárolhat, arra a Munkáltató hozzájárulása nélkül más programokat nem tölthet fel. A Munkáltató ellenőrizheti és naplózhatja a munkahelyi informatikai eszközök használatát és az azokon tárolt adatokat. Amennyiben a munkavállaló az eszközön magánjellegű tartalmat tárol, elfogadja annak lehetőségét, hogy azt a Munkáltató megismerje.

A Munkáltató fenntartja magának a jogot arra, hogy a munkahelyi informatikai eszközökön olyan módosításokat hajtson végre, amelyek megakadályozzák külső adathordozók behelyezését, csatlakoztatását, valamint a hálózatokhoz való hozzáférést.

Internethasználat

A Munkáltató ellenőrizheti és naplózhatja a munkahelyi informatikai eszközökön az Internet használatát, ennek során megismerheti, hogy a munkavállaló mely oldalakat tekinti meg, és azokról milyen állományokat tölt le, illetve azokra milyen állományokat tölt fel. A Munkáltató fenntartja magának a jogot, hogy az Internethasználatot egyes oldalak tekintetében korlátozza vagy megtiltsa.

Munkahelyi telefonok

A Munkáltató által biztosított és fenntartott munkahelyi telefonok kizárólag a munkavégzéssel összefüggésben használhatók. A munkahelyi telefonok hívásadatait a Munkáltató jogosult megismerni (hívott szám, hívás időtartama, vonatkozó költségek). Amennyiben a Munkavállaló a fentiek ellenére magánjellegű telefonhívásokat bonyolít, úgy tudomásul veszi, hogy ezzel kapcsolatban a Munkáltató a fenti adatokat megismerheti, azokat kezeli, valamint ilyen esetben a Munkavállaló köteles a Munkáltató részére a magánjellegű hívások költségeit megtéríteni. A Munkáltató a vonatkozó költségek megállapítása érdekében a hírközlési szolgáltatótól hívásrészletezőt kérhet.

Földrajzi helyzet-meghatározás

Külön meghatározott munkakörök esetében, indokolt esetben, a Munkáltató jogosult arra, hogy a munkavállalók földrajzi helyzetét – elsősorban a munkaeszközbe épített műholdas helyzet-meghatározó (GPS), vagy munkahelyi mobil telefon cellainformációja alapján meghatározza, nyomon kövesse. A földrajzi helyzet-meghatározás alkalmazásáról a munkavállalót külön értesíteni kell, a helyzet-meghatározásra csak a munkaidőben, a munkavégzéssel összefüggésben kerülhet sor.

• Minden egyéb adatra, amit a munkavállaló közöl vagy csatol pl. személyes körülmények, hozzátartozó adatai, a munkakör betöltését befolyásoló egészségügyi állapot, betegség leírása.

• A munkaviszony megszűnésével összefüggésben a jogszabályban előírt ún. kilépő igazolások adataira (munkaviszony tartama, átlagkereset, munkabérből levonások/letiltások adatai stb.).

• A munkaviszony megszűnését követően a munkáltató által jogszabály szerint kötelezően megőrzendő adatokra: a magánlevéltári anyag védelméről szóló 1995. évi LXVI. törvény szerint „maradandó értékű irat”-nak minősülő dokumentumokat a munkáltató a munkaviszony megszűnését követően maradandóan köteles megőrizni (pl. szolgálati idő nyilvántartása, béradatok, melyek a nyugdíj megállapításához szükségesek).

Az adatkezelés időtartama: A jogszabályban előírt kötelező adatkezelések esetében mindenkor a jogszabályban rögzített időtartam; a jogszabályban külön nem nevesített adatkezelés esetében a munkaviszony megszűnését követően, a munkaviszonyból származó, vagy azzal összefüggő igények elévülésének időtartamáig.

A tárolt adatok megtekintésére jogosultak köre: A BG Distribution Hungary Kft. jogosultsággal rendelkező munkavállalói, valamint a közreműködő adatfeldolgozó (számviteli szolgáltató, üzemorvos szolgáltató stb.) jogosultsággal rendelkező munkavállalói.

A személyügyi nyilvántartás megfelelően tagolt, annak érdekében, hogy a jogalap és a cél és a hozzáférhetőség alapján elkülöníthető adatkezelések egymástól elkülönüljenek. A Munkáltató a személyügyi nyilvántartáshoz való hozzáférést az adatbiztonság követelményének érvényesülését mind a papír alapú mind az elektronikusan kezelt adatok tekintetében külön utasításokkal, belső szabályzatokkal megfelelően szabályozza.

Adatfeldolgozás: A Munkáltató a bérszámfejtési, adó- és járulék bevallási/levonási kötelezettségei teljesítéséhez adatfeldolgozó szolgáltatását veszi igénybe. Az adatfeldolgozó személyéről a Munkáltató időről-időre a helyben szokásos módon tájékoztatja a munkavállalókat.

Adattovábbítás: Jogszabályban előírt esetben a Munkáltató az adatok továbbítja. (pl. üzemorvos szolgáltató, munkabalesetek kivizsgálása esetén munkavédelmi hatóság, bűncselekmény gyanúja esetén a rendőrség stb.).

Az információs önrendelkezési jogról és az információszabadságról rendelkező 2011. évi CXII. törvény 65. § (3) bek. szerint nem vezet adatvédelmi nyilvántartást a Hatóság arról az adatkezelésről, amely az adatkezelővel munkaviszonyban álló személyek adataira vonatkozik, mely alapján a munkavállalói adatok kezelésre vonatkozóan nincs adatvédelmi nyilvántartási szám.

• Honlapon regisztrálók adatainak kezelése

A BG Distribution Hungary Kft. a www.biogaia.hu címen elérhető honlapján regisztráló felhasználók személyes adatait az Érintett hozzájárulásával, a hozzájárulás visszavonásáig (regisztráció törléséig) kezeli. A honlapon regisztráló felhasználók részére a BG Distribution Hungary Kft. az általa forgalmazott termékkel kapcsolatos hírekkel, információkkal, valamint egyéb kapcsolódó információkkal, továbbá promóciókkal kapcsolatosan rendszeresen hírlevelet küld, esetenként elektronikusan vagy postai úton, marketing célú (de nem direkt eladás-ösztönzési céllal) megkereséseket, tájékoztatókat küld, felhasználói kérdés esetén egyedi tájékoztatást nyújt. A honlapon történő regisztráción keresztül nem lehet megvásárolni a BG Distribution Hungary Kft. által forgalmazott termékeket és nem lehet hozzájutni kedvezményre jogosító kuponokhoz sem.

Adatkezelő megnevezése:     BG Distribution Hungary Kft.

Az adatkezelés célja: Honlapon történő regisztráció

Az adatkezelés jogalapja: Az érintett hozzájárulása.

A kezelt adatok köre: Az érintett felhasználóneve, jelszava, neve (vezetéknév, keresztnév), születési ideje, e-mail címe; gyermekének neve, neme és születési ideje.

Az adatkezelés időtartama: az érintett hozzájárulásának visszavonásáig.

A tárolt adatok megtekintésére jogosultak köre: A BG Distribution Hungary Kft. jogosultsággal rendelkező munkavállalói.

Adattovábbítás: A tárolt adatok nem kerülnek továbbításra.

Adatfeldolgozó: Az Adatkezelő, szerződés alapján, adatfeldolgozó szolgáltatását veszi igénybe. Az adatfeldolgozó az Adatkezelő utasításai szerint jár el, az Adatkezelő az adatfeldolgozó tevékenységéért úgy felel, mintha azt maga látta volna el. Adatfeldolgozóként a RoyalCom Kft. jár el (1165 Budapest, Szilágyi Mihály u. 7.; Tel.: (1) 407-2282, (20) 9216-536.)

• Szakmai Hírlevél és Fogyasztói hírlevél küldése céljából történő adatkezelések

1. A BG Distribution Hungary Kft. az általa forgalmazott termékkel kapcsolatos hírekkel, információkkal, promóciókkal kapcsolatosan rendszeresen hírlevelet küld azon az egészségügyi szakemberek (védőnők, orvosok) részére akik a hírlevélre feliratkoznak és az ehhez szükséges adataikat önkéntesen az Adatkezelő rendelkezésére bocsátják.

A Hírlevélre való feliratkozás a BG Distribution Hungary Kft. által szervezett konferenciák, látogatások során papír alapú regisztrációval történik, valamint a hírlevélre való feliratkozás a biogaia.hu oldalon is lehetséges a „Hírlevél” menüpontban.

Adatkezelő megnevezése:           BG Distribution Hungary Kft.

Az adatkezelés célja: Hírlevél küldése

Az adatkezelés jogalapja: Az érintett hozzájárulása.

A kezelt adatok köre: Érintett neve, munkahelyének településneve, e-mail címe, szakterülete, papír alapú regisztráció esetén aláírás.

Az adatkezelés időtartama: az érintett hozzájárulásának visszavonásáig.

A tárolt adatok megtekintésére jogosultak köre: A BG Distribution Hungary Kft. jogosultsággal rendelkező munkavállalói.

Adattovábbítás: A tárolt adatok nem kerülnek továbbításra.

Adatfeldolgozó: Az Adatkezelő, szerződés alapján, adatfeldolgozó szolgáltatását veszi igénybe. Az adatfeldolgozó az Adatkezelő utasításai szerint jár el, az Adatkezelő az adatfeldolgozó tevékenységéért úgy felel, mintha azt maga látta volna el. Adatfeldolgozóként a RoyalCom Kft. jár el (1165 Budapest, Szilágyi Mihály u. 7.; Tel.: (1) 407-2282, (20) 9216-536.)

Az adatkezelés NAIH nyilvántartási száma: NAIH-109770/2017.

2. A BG Distribution Hungary Kft. az általa forgalmazott termékkel kapcsolatos hírekkel, információkkal, promóciókkal kapcsolatosan rendszeresen hírlevelet küld azon magánszemélyek részére, akik a honlapján felhasználóként regisztrálnak és az ehhez szükséges adataikat önkéntesen az Adatkezelő rendelkezésére bocsátják.

Adatkezelő megnevezése:           BG Distribution Hungary Kft.

Az adatkezelés célja: Hírlevél küldése

Az adatkezelés jogalapja: Az érintett hozzájárulása.

A kezelt adatok köre: Az érintett felhasználóneve, jelszava, neve (vezetéknév, keresztnév), születési ideje, e-mail címe; gyermekének neve, neme és születési ideje.

Az adatkezelés időtartama: az érintett hozzájárulásának visszavonásáig.

A tárolt adatok megtekintésére jogosultak köre: A BG Distribution Hungary Kft. jogosultsággal rendelkező munkavállalói.

Adattovábbítás: A tárolt adatok nem kerülnek továbbításra.

Adatfeldolgozó: Az Adatkezelő, szerződés alapján, adatfeldolgozó szolgáltatását veszi igénybe. Az adatfeldolgozó az Adatkezelő utasításai szerint jár el, az Adatkezelő az adatfeldolgozó tevékenységéért úgy felel, mintha azt maga látta volna el. Adatfeldolgozóként a RoyalCom Kft. jár el (1165 Budapest, Szilágyi Mihály u. 7.; Tel.: (1) 407-2282, (20) 9216-536.)

Az adatkezelés NAIH nyilvántartási száma: NAIH-111360/2016.

• Promóciós, marketing célból történő adatkezelések

1. A BG Distribution Hungary Kft. az általa forgalmazott termékkel kapcsolatosan időről-időre promóciós játékokat szervez egészségügyi szakemberek részvételével. A játék lényege, hogy a feltett kérdésekre helyesen válaszolók között ajándékok kerülnek kisorsolásra.

Adatkezelő megnevezése:           BG Distribution Hungary Kft.

Az adatkezelés célja: promóciós játék lebonyolítása

Az adatkezelés jogalapja: Az érintett hozzájárulása.

A kezelt adatok köre: Az érintett neve, címe, e-mail címe, szakterülete, aláírása.

Az adatkezelés időtartama: a játék lebonyolításáig.

A tárolt adatok megtekintésére jogosultak köre: A BG Distribution Hungary Kft. jogosultsággal rendelkező munkavállalói.

Adattovábbítás: A tárolt adatok nem kerülnek továbbításra.

Adatfeldolgozó: Az Adatkezelő, szerződés alapján, adatfeldolgozó szolgáltatását veszi igénybe. Az adatfeldolgozó az Adatkezelő utasításai szerint jár el, az Adatkezelő az adatfeldolgozó tevékenységéért úgy felel, mintha azt maga látta volna el. Adatfeldolgozóként a RoyalCom Kft. jár el (1165 Budapest, Szilágyi Mihály u. 7.; Tel.: (1) 407-2282, (20) 9216-536.)

Az adatkezelés NAIH nyilvántartási száma: Tekintettel arra, hogy minden egyes játék önálló adatkezelésnek minősül, és így önálló adatkezelési nyilvántartási száma van, így az aktuális nyilvántartási szám minden esetben a külön részvételi tájékoztatón kerül feltüntetésre.

2. A BG Distribution Hungary Kft. az általa üzemeltett www.biogaia.hu honlapon regisztráló felhasználók részére időről-időre promóciókat szervez. A játék lényege, hogy a honlapon egy meghatározott időszakban regisztrálók között ajándékok kerülnek kisorsolásra.

Adatkezelő megnevezése:           BG Distribution Hungary Kft.

Az adatkezelés célja: promóció lebonyolítása

Az adatkezelés jogalapja: Az érintett hozzájárulása.

A kezelt adatok köre: Az érintett felhasználóneve, jelszava, neve (vezetéknév, keresztnév), születési ideje, e-mail címe; gyermekének neve, neme és születési ideje.

Az adatkezelés időtartama: a promóció lebonyolításáig.

A tárolt adatok megtekintésére jogosultak köre: A BG Distribution Hungary Kft. jogosultsággal rendelkező munkavállalói.

Adattovábbítás: A tárolt adatok nem kerülnek továbbításra.

Adatfeldolgozó: Az Adatkezelő, szerződés alapján, adatfeldolgozó szolgáltatását veszi igénybe. Az adatfeldolgozó az Adatkezelő utasításai szerint jár el, az Adatkezelő az adatfeldolgozó tevékenységéért úgy felel, mintha azt maga látta volna el. Adatfeldolgozóként a RoyalCom Kft. jár el (1165 Budapest, Szilágyi Mihály u. 7.; Tel.: (1) 407-2282, (20) 9216-536.)

Az adatkezelés NAIH nyilvántartási száma: Tekintettel arra, hogy minden egyes promóció önálló adatkezelésnek minősül, és így önálló adatkezelési nyilvántartási száma van, így az aktuális nyilvántartási szám minden esetben a külön részvételi tájékoztatón kerül feltüntetésre.

3. A BG Distribution Hungary Kft. az általa üzemeltett biogaia.hu honlapon regisztráló felhasználók részére az általa forgalmazott termékkel kapcsolatos hírekkel, információkkal, valamint egyéb kapcsolódó információkkal, továbbá promóciókkal kapcsolatosan rendszeresen hírlevelet küld, esetenként elektronikusan vagy postai úton, marketing célú (de nem direkt eladás-ösztönzési céllal) megkereséseket, tájékoztatókat küld, felhasználói kérés esetén egyedi tájékoztatást nyújt.

Adatkezelő megnevezése:           BG Distribution Hungary Kft.

Az adatkezelés célja: marketing

Az adatkezelés jogalapja: Az érintett hozzájárulása.

A kezelt adatok köre: Az érintett felhasználóneve, jelszava, neve (vezetéknév, keresztnév), születési ideje, e-mail címe; gyermekének neve, neme és születési ideje.

Az adatkezelés időtartama: az érintett hozzájárulásának visszavonásáig.

A tárolt adatok megtekintésére jogosultak köre: A BG Distribution Hungary Kft. jogosultsággal rendelkező munkavállalói.

Adattovábbítás: A tárolt adatok nem kerülnek továbbításra.

Adatfeldolgozó: Az Adatkezelő, szerződés alapján, adatfeldolgozó szolgáltatását veszi igénybe. Az adatfeldolgozó az Adatkezelő utasításai szerint jár el, az Adatkezelő az adatfeldolgozó tevékenységéért úgy felel, mintha azt maga látta volna el. Adatfeldolgozóként a RoyalCom Kft. jár el (1165 Budapest, Szilágyi Mihály u. 7.; Tel.: (1) 407-2282, (20) 9216-536.)

Az adatkezelés NAIH nyilvántartási száma: NAIH-111361/2016.

• KólikaKalkulátor

A BG Distribution Hungary Kft. a www.kolikakalkulator.hu címen elérhető honlapján egy kalkulátort üzemeltet, mely a kérdésekre adott válaszok alapján automatikusan válaszol. A kalkulátor használatához nem szükséges személyes adatok megadása, a kérdőív kitöltése után kapott eredmény nem minősül orvosi szakvéleménynek, ezért az üzemeltető felelősséget nem vállal. A kalkulátort használó személyeknek – amennyiben a kalkuláció eredményéről részletesebb tájékoztatást kívánnak kapni – lehetőségük van arra, hogy nevük és e-mail címük megadását követően egy részletesebb tájékoztatást kapjanak. Ilyen esetben a kalkulátort használók személyes adatait az BG Distribution Kft., mint adatkezelő az Érintett hozzájárulásával, a részletes tájékoztatás megküldéséig (melyre általában 48 órán belül sor kerül) kezeli, ezt követően – amennyiben a felhasználó nem regisztrál hírlevélre vagy a www.biogaia.hu  oldalon bármely más promócióra, úgy a személyes adatai törlésre kerülnek.

Adatkezelő megnevezése:     BG Distribution Hungary Kft.

Az adatkezelés célja: www.kolikakalkulator.hu honlap használata

Az adatkezelés jogalapja: Az érintett hozzájárulása.

A kezelt adatok köre: Az érintett neve, e-mail címe

Az adatkezelés időtartama: a részletes tájékoztató megküldéséig (melyre általában 48 órán belül sor kerül).

A tárolt adatok megtekintésére jogosultak köre: A BG Distribution Hungary Kft. jogosultsággal rendelkező munkavállalói.

Adattovábbítás: A tárolt adatok nem kerülnek továbbításra.

Adatfeldolgozó: Az Adatkezelő, szerződés alapján, adatfeldolgozó szolgáltatását veszi igénybe. Az adatfeldolgozó az Adatkezelő utasításai szerint jár el, az Adatkezelő az adatfeldolgozó tevékenységéért úgy felel, mintha azt maga látta volna el. Adatfeldolgozóként a RoyalCom Kft. jár el (1165 Budapest, Szilágyi Mihály u. 7.; Tel.: (1) 407-2282, (20) 9216-536.)

• Egyéb, a jelen Szabályzatban nem nevesített adatkezelések

A BG Distribution Hungary Kft. a jelen Adatkezelési Szabályzatában nem részletezett adatkezeléseket is folytathat, ezek vonatkozásában minden esetben az adott adatkezelést megelőzően ad tájékoztatást az érintettek részére, és ezen adatkezelésekre is kiterjed a jelen Szabályzat hatálya.

*****

Jelen szabályzat 2017. november 30. napjától visszavonásig vagy módosításig hatályos.

A Társaság fenntartja magának a jogot jelen Szabályzat megváltoztatására.

A Társaság a Szabályzattal, annak értelmezésével kapcsolatos tájékoztatást elektronikus formában nyújt. Az ezzel kapcsolatos kérdéseket az info@biogaia.hu e-mail címre megküldve lehet feltenni.

Budapest, 2017. november 30.

________________________

BG Distribution Hungary Kft.